Las hojas de cálculo son documentos electrónicos que ayudan a los usuarios a procesar datos. Si bien los procesadores de texto y el correo electrónico son probablemente las aplicaciones de productividad más utilizadas, gran parte de los negocios del mundo se ejecutan en hojas de cálculo. Esto se debe a que estos programas son aplicaciones de productividad diseñadas para almacenar números. Así, facilitan la visualización de datos e identifican tendencias.
Una hoja de cálculo es un programa de computadora que presenta información en filas y columnas y facilita la realización de cálculos con los datos. En una hoja de cálculo típica, cada columna representa una categoría diferente de datos y cada fila representa un registro.
Las hojas de cálculo se dividen a su vez en celdas, organizadas en filas y columnas. Las filas están numeradas y las columnas se nombran con letras por orden alfabético, por lo que cada celda es única definida por su número de fila y letra de columna.
Cuando se trabaja con datos, las hojas de cálculo tienen capacidades mucho más poderosas en comparación con las tablas de los documentos de procesamiento de texto. Mientras que las tablas de los procesadores de texto requieren que hagas cálculos manuales en celdas de datos, las hojas de cálculo te permiten escribir una fórmula para procesar datos de otras partes de la misma hoja de cálculo o incluso de otras hojas de cálculo. Una ventaja adicional de las hojas de cálculo es que los resultados de las fórmulas cambiarán automáticamente si cambia alguno de los datos de entrada.